夏河安多投资集团有限责任公司物资材料管理规定
1 、目的
为了规范公司的物资材料管理行为，降低物资材料供应成本，实行交旧领新，废品统一回收再利用，确保公司各项材料管理，理顺集团公司与各子、分公司的材料进购、领用、调拨程序，加强公司物资供应的监督管理，特制定本规定。（本规定中以下集团公司简称总公司，子、分公司简称分公司）
2、使用范围
本规定是集团公司物资材料供应管理行为的基本规范。
3、材料、物资的验收和成本计算
3.1 仓库可按照材料物资的性质和用途分为若干类，如金属材料、建筑材料、化工材料、仪器仪表、电气材料、备品、配件、工器具、管理用具、劳保用品等。
3.2 材料的计价采取实际成本计价的方法，即：收入、发出和结存材料都按实际成本计价。由于各批材料价格不同，仓库材料明细账应逐笔登记材料的进购时间、单价及保修、包换期限等。发出材料的成本遵循先入库的材料先发出的原则按各批材料入库顺序的不同单价分别计算，同时要求领新时要交回旧的设备。
3.3 按照材料的来源不同，构成材料的实际成本如下：
3.3.1 外来材料的实际成本包括：买价(发票价款)、市内运杂费、外地运杂费(运费、装卸费、包装费、搬运费及保险费等)及运输途中的合理损耗。
3.3.2 委托加工材料的实际成本：包括被加工材料的实际成本、加工费用及加工材料的往返运杂费。
4、材料的入库
4.1 材料收入的种类包括：外购材料、自制加工材料、委托加工材料的验收入库、余料退库和废料的回收等。
4.2 材料物资送到仓库或工地时，有关人员要仔细核对物资采购计划、采购合同、收货单位、货物名称、型号、规格数量、包装件数和供货单位装箱单、发货明细表、发票(随货同行联)、运输部门的货运清单，进行数量全检。同时按合同或质量保证书或质量合格证与验收的材料物资核对；检验物资外观、机械性能的试验的供方出厂的试验报告。技改、大修工程的设备、主材和有关特殊要求的物资由物流采购中心会同公司相关主管部门和使用单位进行检验。对物资进行抽检时，分为A、B、C三类，A类物资包括整机设备等实施全检。B类物资如设备电器材料等按进货5抽检，如发现1个不合格，对母体样本再进行20的抽验，如发现有2个不合格品，本批物资报退货处理。A、B类填“物资验收单”、C类物资如办公用品、纸张易耗品等由仓库保管员在“入库单”上签字视同验收。如发现不合格，本批物资作退货处理。
4.3 保管（材料）员根据发票或发货清单中所列材料名称、规格型号、数量、单价、金额、税金等项目认真办理验收入库手续，并填写“入库单”一式三联，第一联仓库自存登记材料明细账用；第二联随货款结算凭证送财务部门作为报账依据；第三联交材料供应方。
4.4 对符合固定资产条件的设备和技改等专项工程使用的材料、物资，采用含税价格验收进入专项材料物资仓库。
4.5 对生产维修和检修的一般材料、不单独构成固定资产的工具仪器仪表、劳保用品等大修工程的材料物资，采用不含税价格验收进入“专项材料仓库”。
4.6 对备品备件，如符合构成固定资产条件的，采用含税价格进入“日常材料仓库”，如不符合构成固定资产条件的，采用不含税价格进入“日常材料仓库”。
4.7 材料入库时，保管（材料）员要与交货人、质检人员办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点验收，保管（材料）员、质检人员、采购业务员应按验收单上的要求签字，以履行其职责。
4.8 在验收中发现的问题，要及时通知物流采购中心及相关部门，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。
4.9 验收中的不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或故意验收，保管材料员负全部经济责任。
4.1.0 对托收到的货物而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办部门，尽快查实情况。
5、物资材料款的支付
5.1 根据合同，如属验货付款的材料物资，由物流采购中心将货物发票或发货清单、运单、合同等和公司业务主管部门检验合格证明材料、验收入库单等整理填制 “付款通知单”，由物流采购中心负责人员核定后交各子、分公司保管（材料）员核对、主管领导签字后送财务部门办理报账付款手续。
5.2 如已验收合格但暂不付款的材料物资，物流采购中心人员提出申请，分公司保管（材料员）、材料会计员、主管领导签字后可先到财务部门办理材料物资验收入库的报账手续，适当时候再向财务部门办理申请银行付款手续。
5.3 承付期内未到货的，应在承付期内核对合同并及时催交，或拒付货款。购货款，在汇出时应准确汇入购货单位，任何人不得以任何理由汇入采购物资无关单位，采购材料物资汇款，经办部门或个人要随时清理，坚持一事一清，不准一次汇款长期使用。
5.4 其他材料收入凭证：其他材料(包括委托加工材料、自制材料等)也使用“入库单”，但要在“入库单”上加盖“自制材料”、“委托加工材料”等印章，以示与外购材料相区别。
5.5 日常生产、工程中多余的材料及废料和报废的设备退回仓库验收时，应填写“退料单”，注明原领用材料的单位及用途或工程名称，余料完好未用过的其金额按原材料价格入库，领料单位本月未用完材料或本工程项目多余而下月或另一项工程需用，应办理假退库手续，即由领料单位既填写退料单又填写领料单，把两张凭证同时交仓库，多余材料不必退回，领料单位可继续留用。
5.6 废料验收金额按暂估价入库，加强管理。回收废料余料和报废设备过程发生的清理费用、运杂费、差旅费等，由公司开支。
5.7 入库单”必须按栏项目逐栏逐项填写，中间不准留空，而且要填写金额并在备注栏注明入库材料单价是含税价或不含税价。
5.8 对短缺、破损和质量不合格的材料物资，应及时办理拒付货款、索赔和报损手续。
6、物资的领用
6.1 需领用材料，先由领料人填写领料单，在领料单上填写清楚领料单位名称、领用事由、维修设备、地点、工程名称等)、领用材料名称、单位品种、规格型号、数量等，经领料单位领导审核签字后，开具“内部领料单”到仓库办理领料手续。
6.2 一律凭手续完备的领料单开具材料单；对大宗材料，公司内部调拨，经公司负责人签字或盖章，再经公司财务部门盖章后，才能办理。凡手续不完整的，应拒绝发料。
6.3 保管（材料）员应严格按手续完备的领料单上所填的品名、规格型号和数量发放，不得任意代为更改。掌握先进先出的原则，缩短材料物资在库时间。
6.4 保管（材料）员根据发料凭证发料后，应及时在发料凭证上填好实发数、单价等，核对凭证与实物是否相符，及时发现问题，及时处理。
6.5保管（材料）员对库存材料、物资，不得外借或先用后调拨，不得用白条调拨材料，不得拆其设备零部件发料。如遇急需拆设备零部件的或先用后调拨的，须经主管领导批准，并在事后两天内补办调拨手续。
6.6 事故备品备件的领用如遇紧急事故处理，由事故处理单位领导同意后可先调用，于事后两条天内补办出库手续。
6.7 对已办理出库手续的物资，应一次领出，不能存放库内，以免造成混乱。
6.8 领用材料时，做到双方共同监磅、检尺、点数，共同检查品名、规格、质量。如有不符，当场纠正。
6.9 材料单一式四联，一联领料单位自存、一联送财务部门、一联仓库记账、一联供应部门备查。
6.1.0 物资材料的处理（包括削价、报损）要写出专题报告，经公司领导审批后，方可处理。
6.1.1 公司调用项目物资，凭财务转帐或项目领导签字办理调拨和借用手续，无材料单和借用手续，保管员拒绝发货，发货的材料物资必须当月结帐。
7、物资材料的领退
7.1 属于生产、项目用料，按审批的计划或定额填写领料单，验明品名，规格、型号、计量单位、数量、用途等，属计划外物资须经主管领导批准才能发货否则，保管（材料）员拒绝开票发货。
7.2 属生产、项目专项工程领料，批准计划要按领料手续办理，仓库能开票发货，无计划项目，或手续不全，仓库不准开票发货任何人不得强行领用。专项工程由施工负责人提供计划领料。
7.3 不论何种领用材料，用后如有剩余要及时退库，办理退库手续经保管员验收、填写退料单。
7.4 工具凭审批计划采购后交旧领新、建立卡片、车间个人保管，若不到使用年限损坏照价50%赔偿。
7.5 低值耗品，如灯泡、电炉盘（丝）、电池、小型劳保用品，必须严格按审批计划发放。
7.6 领用物资由主管领导负责。主管领导请假或外出，由其他负责人代替，后勤领用物资由行政管理部统一办理领料手续。
7.7 分公司所领用的专用工具，必须固定管理，所领的材料安装领的材料安装或修理用不完原则上退库，若不便退库必须妥善保管，不得遗漏、变卖和公领私用。
8、物资材料领用和领退准则
8.1 物资材料的领用、发放，须按“先进先出，计划供应，节约用料”的原则进行发料，发料时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序，对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失，材料员承担全部经济责任。
8.2 各分公司领用物资时，须填制“分公司领料单”，单位负责人签字，凭调拨员开具的“材料单”到仓库领取物资，领取物资时要有发料人、领用人的签字。
8.3 保管（材料）员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。
8.4 各分公司领用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在部门领料单上作任何更改，如填写错误必须重写；对不符合规定的领料单，有权拒绝领用材料。
8.5 各种物资材料的领用，需经公司分管领导审批，按购入物资成本（含运费，供应费用等）另加10%的管理费，保管（材料）员凭财务部收款出库凭证，方可对外出售，属于赠送的物品需经总经理批准后，由相关部门办理手续，方可领取。
8.6 办公用品的领用，由行政管理部主管领导审批，领取后作登记。
8.7 生产用原料、劳动工具、维护材料(包括设备配件等)的领用由各分公司负责人审批，领用后作登记管理，工具采用交旧领新制。
8.8 属于劳保用品，一律按《劳动保护用品发放条例》执行，领用时由各分公司申请，公司领导审核，分管领导审批。超出条例范围领用的需经总经理审批。
8.9 物资出库后要及时登记账簿，保管（材料）员按月与相关人员核对账目，业务员按时填报材料购入、消耗日报表，保管（材料）员半年、年终必须各盘点一次，做到账账相符，账物相符，账卡相符，卡物相符。
8.1.0 所有发料凭证、原始单据应由业务员、保管（材料）员妥善保管，发料凭证、原始单据要按保管时间和销毁程序办理，不可丢失，否则，应承担全部经济责任。
8.1.1 退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资；借领、借发物资；车间小库多余物资。退库时，材料必须完好，材料退库单与原领料单内容要相同，材料退库时材料员要认真进行验收，因材料质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示有充分数据的检查证明方能退库，以便与供应商交涉退货。
8.1.2 对超储物资应积极调剂，正常存储物资一般不予调剂，凡分公司之间调剂的物资必须由物流采购中心申请，主管管领导审批，其它任何人无权处理。
8.1.3 严禁将物资材料借给外单位(个人)使用，违者罚款500元，同时追回外借物资，追回物资磨损、损坏的，由责任人按价赔偿。
9、材料的核算
9.1 材料库根据材料的明细核算实行材料明细卡片和材料明细账合一核算，只设置一套既有数量又有金额的材料明细账，在仓库按每一品种、规格型号的材料物资设置一张账页，每一类的账页装订在一起，前面设一张这类材料的汇总账页。对已办理验收入库的材料物资，有关人员要及时将有关票据整理填制“银行付款通知单”，向财务部门申报，按规定办理银行付款申请手续。
9.2 仓库保管（材料）员，根据材料收发凭证每日逐笔登记材料明细账，序时地反映各种材料收发结存的实物数量和金额。月末，结算当月各类材料物资收发结存金额，月底将领料单报送财务部门。
9.3 为了加强材料管理，便于材料账的核对，在材料明细分类核算中。除仓库设置材料明细账核算各种材料收发结存情况外，财务部门在会计核算上，设置“原材料”一级科目，并按照材料物资的保管地点和类别设置二级科目，如公司可设置“日常材料仓”、“事故备品备件仓”、等材料明细分类账，专项工程的材料物资设置“技改工程支出一工程物资”科目进行单独核算、专门管理。财务部门根据仓库转来的材料收发凭证归类汇总登记，用以反映和监督各仓库各类材料物资资金的增减和结存情况。该账可以与仓库按类别或按品种设置材料明细账相互补充和核对。
9.4 设置“应付账款”科目反映预付采购材料款的结算情况。
9.5 材料稽核与材料账的核对为了保证核算的正确性，必须做好材料的稽核工作和材料账的核对工作。
9.6 材料稽核的基本做法是：材料核算会计员在认真做好每张材料收发凭证的审核的同时，还要定期到仓库主动签收材料收发凭证，并对材料收发、保管业务和核算工作进行检查。一方面要认真审核材料收发凭证，检查所发材料是否超过计划，核对明细账上登记的收发数量与材料收发凭证的收发数量是否一致，计价是否符合规定。
9.7 在稽核过程中，还应检查材料收发保管情况和核算手续的执行情况，还可抽查某些材料实际库存与账面库存数量是否相符。只有认真做好材料稽核工作，才能保证做到账证相符、账账相符、账实相符。
9.8 材料账的核对，是在材料稽核的基础上，对财务部门和物流采购中心或仓库的材料账簿之间相互数额进行核对。公司财务部门、物流采购中心的各级材料账都采用实际成本计价和同时进行实物数量、金额核算的条件下，对账是利用材料总分类账与明细分类账的控制关系进行核对，即材料总账的借方(收入)、贷方(发出)、余额的金额，同所属各类别材料账借方(收入)、贷方(发出)、余额的金额之和相等；各类别材料账借(收)贷(发)余金额，同其所属各品种规格材料明细账的收发余金额之和相等。材料账的核对办法主要采用余额核对法，财务部门和仓库的总分类账账面余额核对相符，材料总分类账的余额与其所属各明细分类账余额之和核对相符。
10、库存材料物资保管
10.1 按照上级主管部门的物资管理标准化有关规定，贯彻“以防为主”的方针，采取防火、防锈、防漏、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬、防盗、防破坏、防爆、防有害气体(十防)等技术措施，根据材料物资物理化学性能进行科学的分类、分库、维护保养。
10.2 做到“四保”、“四无”。“四保”即保管保养，做到“保质、保量、保安全、保急需”；“四无”即库存物资“无盈亏、无锈蚀、无霉烂变质、无损坏事故”。
10.3 对库存材料物资，要经常进行维护保养，涂油上漆，做好“十防”工作，及时处理超储积压物资。
10.4 库存物资应摆放整齐，库容库貌要整洁干净。
11、材料物资清查
11.1 为如实反映材料物资资金的数额，保证材料核算的真实性，日常要做好材料收发计量、计价和记账工作，还应对库存材料进行月末盘点自查、年中巡回盘点、年末全面盘点和不定期重点抽查，努力做到账物、账卡、账证、账账相符。
11.2 清查核对结果不相符，应查清原因，填制“材料盈亏报告表”报送公司有关部门，按规定程序审批处理。
11.3 在清查中，对超过有效期限的物资，应及时向有关部门和公司领导报告，及时处理，以免物资失效浪费。
11.4 保管（材料）员与会计人员应每月对帐一次，贵重物资经常抽查，年底12月对所有库内外物资应组织力理进行全面盘存，并将盘存报表报公司财务审计部。
11.5 对盘盈亏的物资应查明原因。如实写出书面报告。
11.6 材料会计，材料员必须按规定的手续和制度办事，对手续不全，不符合制度的现象，有权制止并向领导反映，对所管物资应细致，加强责任感。库内物资如有盘亏、短少、霉料、虫蛀、鼠咬，应及时查明原因，采取措施，如果仓库（材料）员因失职造成损失照价赔偿，还要追究责任，严肃处理，由于工作不负责任造成损失者，则应分情况酌情处理。
附加说明
本制度由总经理提出；
本制度由物流与品牌建设管理中心起草，并负责解释；
本制度自颁发之日起实施。
